Rassemblements, cortèges, spectacles, concerts, conférences, soirées, expositions, tirs d'un feu d'artifice, évènements sportifs, lotos, toute manifestation doit être annoncée à la Municipalité. Dans certains cas, les autorités cantonales doivent également délivrer une autorisation. Afin de faciliter le travail des organisateurs, l'État de Vaud met à disposition un outil centralisant l'ensemble des procédures nécessaires sous la forme du portail cantonal des manifestations (POCAMA).
Une charte de prévention pour manifestations et un instrument pratique visant l'intégration du développement durable au long du processus d'organisation complètent le dispositif.
Dans quels cas demander une manifestation ?
Constituent une manifestation les activités, qu'elles soient publiques ou privées, telles que les rassemblements, cortèges, réunions, spectacles ou divertissements divers, à but de diffusion d'informations, politiques, sportifs, de bienfaisance ou d'utilité publique, culturelle ou commerciale, ayant lieu sur la voie publique ou dans des lieux ouverts au public.
Sont également considérés comme des manifestations, les événements organisés sur le domaine privé et susceptibles de déployer des conséquences sur le voisinage, notamment de créer des nuisances sonores, une occupation accrue de la voie publique ou nécessitant la mise en place de mesures en lien avec la tranquillité et l'ordre publics.
Les demandes de permis temporaire (vente de boissons alcooliques) ou de patente (vente au détail de tabac), d'autorisation de diffusion de musique, de lotos / tombolas, de tir de feux d'artifice, etc. s'effectuent dans le cadre de la procédure d'autorisation.
Quand demander l'autorisation ?
Au plus vite, dès que les contours de la manifestation sont dûment définis, mais au plus tard 30 jours avant la manifestation (90 jours pour les manifestations d'envergure).
Ce délai est porté à 60 jours au minimum en cas d'organisation d'un loto ou d'une tombola.
Les demandes pour lesquelles une autorisation n'aura pas pu être délivrée au minimum 10 jours avant la manifestation seront rejetées, ce même si l'évènement a déjà été annoncé au public.
La demande d'autorisation s'effectue en ligne à travers le PORTAIL CANTONAL DES MANIFESTATIONS.
L'organisateur déposera l'ensemble des documents nécessaires au traitement du dossier par les différents services communaux ou cantonaux concernés, notamment :
- copie de l'assurance RC couvrant la manifestation,
- indications ou plan concernant le stationnement des véhicules des participants,
- concept et plan de signalisation dans le cas où l'évènement est susceptible de perturber le trafic routier, en particulier celui des transports publics et des services de secours,
- liste exhaustive des besoins en matériel communal (tables, bancs, barrières Vauban, signalisation routière, etc.),
- autorisation de diffusion de musique en public, le cas échéant (voir ci-après),
- demande d'autorisation pour la pose temporaire d'affiches / de banderoles, le cas échéant (voir ci-après).
Les demandes incomplètes seront renvoyées à l'organisateur.
De quoi faut-il encore tenir compte ?
En cas d'utilisation de locaux communaux ou de besoins en matériel (tables, bancs, barrières Vauban, etc.), l'organisateur doit veiller à leur disponibilité avant le dépôt de la demande d'autorisation et en fournir la liste exhaustive dans le cadre de la demande POCAMA.
L'organisateur d'une manifestation est responsable de la gestion du stationnement des participants. Il lui appartient de concevoir suffisamment à l'avance un concept de circulation et de stationnement en collaboration la commune et les éventuelles autres entités concernées (Transports publics, Direction générale de la mobilité et des routes, etc.). Un responsable devra être nommément désigné et être atteignable durant la manifestation.
Pour faire régler la circulation sur la voie publique, le personnel engagé doit obtenir une autorisation de l'autorité cantonale de police. En effet, sans un tel document, la régulation du trafic n'est pas autorisée.
Les possibilités de stationnement étant restreintes dans notre commune, il est fortement recommandé de promouvoir dans tous les supports de communication tant la mobilité douce que l'utilisation des transports publics, en faisant par exemple coïncider le début et la fin de la manifestation avec les horaires des Transports publics du Chablais ou des CFF.
Les manifestations et événements temporaires doivent répondre, dans certains cas, à des exigences en matière de prévention contre l'incendie. Les exigences de protection incendie de l'Établissement cantonal d'assurance (ECA) doivent être respectées, notamment s'agissant de l'accès au site pour les véhicules de secours.
Le Bureau sanitaire des manifestations (BUSAMA), rattaché à l'Office du Médecin cantonal, vous renseigne sur la nécessité de mettre ou non un dispositif médico-sanitaire en place et, le cas échéant, sur son dimensionnement.
Il est essentiel que les organisateurs garantissent le meilleur tri possible de tous les déchets recyclables produits sur le lieu de la manifestation (PET, aluminium, verre, carton, huiles, etc.). Collaborer avec des spécialistes de l'environnement et/ou des organismes de recyclage des déchets peut s'avérer payant.
La Municipalité recommande aux personnes organisant une manifestation de faire appel à une entité mettant à disposition des gobelets réutilisables. L'utilisation de tels gobelets a un impact positif considérable en termes de gestion des déchets et de propreté des manifestations, tout en limitant le travail ultérieur du Secteur voirie.
Quiconque utilise de la musique, la publie, l'enregistre, l'exécute ou la diffuse par les ondes ou par tout autre procédé, qu'il organise des concerts, qu'il produise un film ou un spot publicitaire, doit obtenir une autorisation. Pour utiliser de la musique en public il faut acquérir une licence à cet effet et devenir client de la coopérative des auteurs et éditeurs de musique (SUISA). Il incombe à l'organisateur d'obtenir l'autorisation d'utiliser la musique en public. Pour la diffusion de musique à titre privé, c'est-à-dire dans un environnement familial ou dans un cercle d'amis proches, vous n'avez besoin d'aucune autorisation spécifique.
L'utilisation de la majorité des œuvres dramatiques (théâtre, marionnettes) en langue française doit faire l'objet d'une demande d'autorisation auprès de la Société suisse des auteurs (SSA).
La limite générale du niveau sonore moyen de la musique est fixée à 93 dB(A). Selon les cas, cette limite peut-être portée à 96 voir 100 db(A) à condition de remplir certaines exigences. Pour la diffusion au-delà de 93 db(A), une annonce doit être effectuée par l'organisateur de l'événement musical au moins 14 jours avant la manifestation, par l'intermédiaire du portail cantonal des manifestations (POCAMA).
La pose temporaire d'affiches / banderoles pour la promotion d'une manifestation doit faire l'objet d'une demande d'autorisation à la Municipalité.